Flotas de empresa: cómo gestionar mejor los gastos de combustible

La gestión adecuada de las flotas de las empresas es cada vez más importante para las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Esto se traduce en una serie de beneficios, que van desde una gestión más eficiente de los costes y una reducción de la huella ecológica de los vehículos hasta un aumento de la productividad y una mayor satisfacción de los empleados y los socios.

La importancia de una gestión óptima de la flota

Organizar la flota de una empresa es una tarea compleja pero indispensable, porque sólo mediante una planificación cuidadosa se pueden tomar las decisiones correctas. En primer lugar, es esencial identificar una figura de referencia, un profesional o colaborador especializado que pueda llevar a cabo las actividades del gestor de flotas.

Los objetivos que se persiguen son diferentes, de hecho tienes que tratar con ellos:

• Reducir los costes de la flota de la empresa;
• Organizar la compra y el alquiler de vehículos;
• Garantizar la movilidad de los empleados;
• Disminuir el impacto ecológico;
• Gestionar los gastos de mantenimiento y de combustible;
• Optimizar los informes y los aspectos fiscales.

Todas estas actividades deben adaptarse a las necesidades de la empresa, teniendo en cuenta la legislación vigente y las necesidades operativas de los departamentos y empleados de la empresa. Uno de los aspectos más importantes es el ahorro de combustible, ya que es una de las mayores partidas de gasto en la gestión de las flotas de las empresas.

Para reducir los costes, es posible sustituir los vehículos tradicionales por modelos respetuosos con el medio ambiente (híbridos y eléctricos), utilizar la telemetría para afinar las rutas y mejorar la administración de los gastos de combustible.

Cómo gestionar eficazmente los gastos de combustible

Los gastos de combustible son una partida importante en el balance de una empresa, por lo que es crucial optimizar la gestión de los gastos utilizando sistemas de pago inteligentes. Con la tarjeta Soldo Drive, por ejemplo, puedes simplificar los informes, contabilizar con precisión las facturas electrónicas y gestionar todas las necesidades de gasto de tus empleados.

Las tarjetas de prepago Soldo Drive ofrecen un control centralizado, a través de un único interlocutor de la empresa, para planificar los límites de crédito de cada tarjeta, atender rápidamente cualquier emergencia y mantener siempre un seguimiento completo. Las tarjetas son totalmente personalizables, para capacitar a los empleados y coordinar las necesidades operativas de los distintos equipos de trabajo.

Los empleados pueden, por tanto, repostar gasolina o gasóleo sin restricciones, acudiendo a las estaciones de servicio afiliadas o a cualquier centro de distribución en Italia y en el extranjero. Las tarjetas de prepago de Soldo permiten hacer un seguimiento de cada compra de combustible, combinando la transacción con la factura electrónica e información como el número de matrícula del vehículo y los datos de los empleados. Esto simplifica y agiliza la notificación de los gastos de combustible, para una gestión más eficiente de las flotas de la empresa.

Las ventajas de los sistemas de pago inteligentes para las flotas corporativas

Cualquier flota corporativa, grande o pequeña, requiere una cuidadosa administración de los gastos de mantenimiento de los vehículos. Como hemos visto, uno de los costes fijos más elevados es el relativo al repostaje, que a partir del 1 de enero de 2023 deberá realizarse mediante instrumentos de pago trazables y combinados con una factura electrónica, emitida por el operador del surtidor.

Para coordinar todas estas actividades, es posible utilizar sistemas de pago avanzados como Soldo Drive, que puede combinar tarjetas inteligentes de prepago con una estructura de soporte digital. De este modo, los gastos de combustible pueden administrarse telemáticamente, a través de la plataforma web y de la app Soldo para dispositivos móviles, una solución realmente eficaz para contener los costes, simplificar la contabilidad y facilitar el trabajo de los empleados de la empresa.

Las tarjetas de prepago Soldo Drive pueden gestionarse de forma personalizada, vinculándolas a un único vehículo o a varios vehículos diferentes, configurando distintos límites de gasto y asociando las tarjetas a los distintos empleados. De este modo, es posible aumentar la productividad de los empleados, agilizando ciertas actividades y optimizando la organización de los departamentos y divisiones.

Las ventajas para una flota de empresa son muchas, de hecho, además de reducir los costes es posible administrar cualquier situación, gracias a una gran flexibilidad sin tener que renunciar al control y seguimiento de cada gasto de combustible. Naturalmente, los mayores beneficios se obtienen en la contabilidad de los pagos de combustible, para gestionar eficazmente la facturación electrónica y todas las operaciones relacionadas con la deducibilidad de los costes, las deducciones del IVA y las posibles devoluciones.