Mucha gente usa y prefiere Google Docs en lugar de Microsoft Word, debido al simple hecho de que la oferta de Google es fácil de usar y presenta una interfaz de usuario que se enfoca en lo que es importante. Sin embargo, hay más en Google Docs de lo que parece. Google Docs tiene algunas características asombrosamente poderosas que pueden ayudarlo inmensamente con la creación de documentos y la colaboración. En este artículo, lo ayudaremos a aprovechar al máximo Google Docs y crear documentos perfectos a través de él. Aquí está nuestra lista de 13 consejos y trucos de Google Docs para convertirte en un profesional de Google Docs:
1. Usa plantillas de Google Docs
Cuando crea un documento “en blanco” en Google Docs, debe haber notado varios tipos de documentos disponibles a la derecha. Bueno, estas son las plantillas de documentos que hacen que la creación de documentos sea muy sencilla. Hay docenas de plantillas que solo necesita completar con texto para crear un documento profesional. Simplemente haga clic en el botón “Más” en el lado derecho para abrir todas las plantillas disponibles. Las plantillas incluyen diferentes tipos de cartas y currículums, ensayos, informes, notas, planes, folletos y más.
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Las plantillas son bastante buenas y facilitan la edición, gracias a las pautas claras sobre lo que debe ingresar. De lo único que debe preocuparse es de su texto, y Google Docs se encargará de todo el formato.
2. Usar el modo de sugerencia
Mientras colaboran en un documento, Google Docs permite que todos hagan cambios en tiempo real. Sin embargo, ¿qué sucede si los demás no están de acuerdo con sus ediciones? ¿No dificultará el seguimiento de los cambios que realizó y luego los modificará? Aquí es donde entra en juego el modo sugerencia. El modo lo ayuda al convertir todas sus ediciones (o las de cualquier otra persona) en sugerencias en la barra lateral, que otros editores pueden confirmar o rechazar.
Para habilitar el modo de sugerencia, haga clic en el icono del lápiz en el lado derecho de la barra de menú y seleccione ” Sugerencias “. Esto lo pondrá en modo de sugerencia y sus ediciones se convertirán en sugerencias.
3. Usa el portapapeles web
El portapapeles incorporado de su sistema operativo funciona bien para mover texto e imágenes rápidamente, pero es bastante limitado. Google Docs tiene un portapapeles web incorporado que le permite guardar selecciones múltiples y también guardarlas en la nube, para que pueda acceder a ellas en otro dispositivo. Seleccione el texto o la imagen en Google Docs y luego haga clic en el menú “Editar” que se encuentra arriba y desplace el cursor del mouse sobre el “Portapapeles web”. Aquí, seleccione “Copiar selección al portapapeles web” para copiar los elementos.
Puede repetir el proceso para copiar varios elementos y se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo que ejecute Google Docs (hojas y diapositivas también). Las selecciones permanecerán allí durante 30 días.
4. Aproveche los atajos de teclado
Al igual que otros servicios de Google, Google Docs también viene con atajos de teclado confiables. Estos accesos directos pueden hacer que la edición de documentos sea muy sencilla y, sin duda, es una forma mucho más rápida en comparación con el uso del mouse. Puede cambiar el formato, insertar enlaces, buscar contenido, navegar por el documento, comentar, acceder a los menús y muchas otras cosas útiles utilizando varios atajos de teclado. Para ver la lista completa de métodos abreviados de teclado, presione “ Ctrl+?” en Windows o “ Command+? ” en Mac. Los atajos de teclado están disponibles para todos los dispositivos compatibles con Google Docs.
5. Utilice la función de historial de revisión
Google Docs mantiene un registro completo de las ediciones realizadas por cualquier persona en el documento. Puede usarlo para ver el estado original del documento e incluso restaurarlo a un estado anterior, si es necesario. Para acceder al historial de revisión, haga clic en el menú “Archivo” y seleccione “Ver historial de revisión”.
Podrá ver revisiones con modificaciones importantes en la barra lateral, junto con marcas de fecha y hora y el nombre de la persona que realizó las modificaciones. Haga clic en el botón “Mostrar revisiones más detalladas” a continuación para ver todas las revisiones.
Luego, puede hacer clic en el botón “Restaurar esta revisión” para restaurar la revisión en particular.
6. Escribe con tu voz
Si está utilizando Google Docs en Chrome, puede aprovechar la función de escritura por voz para escribir y controlar el documento únicamente con su voz. Necesitará un micrófono y Google Docs ejecutándose en el navegador Chrome. Para hacerlo, haga clic en el menú “Herramientas” de arriba y seleccione “Escribir por voz” de las opciones.
Aparecerá un pequeño icono de micrófono en el lado izquierdo de la página. Haga clic en él y comience a hablar para dictar las palabras que desea escribir. Cuando haya terminado, vuelva a hacer clic en el icono del micrófono para detenerse. Además de escribir con tu voz, puedes agregar puntuación y usar comandos para controlar casi todas las funciones de Google Docs (aquí está la lista completa). Por ejemplo, puede decir “agregar signo de interrogación” para agregar un signo de interrogación o decir “Abrir menú Archivo y seleccionar ver historial de revisión” para acceder al historial de revisión.
La escritura por voz también es compatible con docenas de idiomas populares, incluidos inglés, alemán, español, árabe y chino, etc.
7. Editar imágenes en Google Docs
Google Docs también le permite realizar ediciones básicas en una imagen, para que no tenga que recurrir a un editor de terceros. Una vez que agregue una imagen, haga clic derecho sobre ella y encontrará la opción para recortarla. Desde el mismo menú, puede hacer clic en “Opciones de imagen”, que abrirá opciones como ajustar el contraste, la transparencia y el brillo.
Si necesita más opciones de edición, puede cargar la imagen en la herramienta de dibujo de Google Docs y luego importarla en el documento. Haga clic en el menú “Insertar” y seleccione “Dibujo” de la lista. Use la opción “Imagen” al final para cargar su imagen en la herramienta de dibujo.
Una vez cargado, podrá agregar formas, texto o dibujar en él, cambiar el color y más. Cuando haya terminado, haga clic en el botón “Guardar y cerrar” de arriba para insertar la imagen.
8. Descarga Documentos en un Formato Diferente
Si necesita enviar su documento en un formato diferente, Google Docs le permite descargar documentos en formatos populares como DOCX, ODF, PDF, texto enriquecido, texto sin formato, etc. Simplemente haga clic en el menú “Archivo” y desplace el cursor del mouse sobre la opción “Descargar como”. Verá múltiples formatos para elegir. Tan pronto como seleccione un formato, se descargará.
9. Usa los complementos
Google Docs tiene soporte para complementos de terceros que puede usar para aumentar la funcionalidad de Google Docs. Hay una serie de complementos geniales que agregan funcionalidades como agregar una tabla de contenido, corregir errores gramaticales, agregar gráficos y diagramas, traducir contenido y mucho más. Para obtener complementos, haga clic en el menú “Complementos” y seleccione “Obtener complementos”.
Verás todos los complementos disponibles para Google Docs que puedes instalar. Pase el cursor del mouse sobre ellos para ver más detalles y haga clic en el botón “+” a continuación para instalarlos.
10. Usa la función de investigación
Google Docs tiene una función de investigación integrada que le permite buscar información en la web y agregarla rápidamente a su documento. Haga clic en el menú “Herramientas” y seleccione “Investigar”.
La herramienta de investigación se abrirá en la barra lateral y puede usar la opción “Buscar” para buscar imágenes, buscar artículos de Google Scholar, agregar hermosas citas y otra información útil que puede ayudarlo con el documento que está creando. También puede encontrar imágenes libres de regalías e insertarlas directamente en el documento.
Además, la función de investigación también es capaz de seleccionar automáticamente temas clave de su contenido y sugerirle que busque más información sobre estos temas.
11. Etiquetar personas en los comentarios
Si desea llamar la atención de otro editor en su documento, puede etiquetarlo y se le enviará un correo electrónico como notificación. Mientras comenta, escriba “+” y se abrirá una lista de todos sus contactos. Seleccione la persona a la que desea notificar y haga clic en “Comentar” para ingresar el comentario y también enviar la notificación.
La notificación se enviará si el documento ya se compartió con ellos; de lo contrario, verá una ventana donde puede compartir y especificar los derechos de edición. Además, también puede escribir el correo electrónico manualmente, en lugar de seleccionar un contacto de Gmail.
12. Busque de manera eficiente en Google Docs
Si tiene muchos documentos, puede ser un poco difícil encontrar rápidamente un documento antiguo, especialmente si tiene diferentes documentos sobre el mismo tema. Afortunadamente, el campo de búsqueda de Google Docs hace que sea muy fácil encontrar exactamente lo que necesita. Al ingresar una palabra clave en la barra de búsqueda, aparecerán rápidamente todos los documentos con esa palabra clave en el título.
Sin embargo, hay más, si la búsqueda habitual no le ayuda a encontrar el documento que necesita, también puede aprovechar los comandos de búsqueda avanzada. Por ejemplo, puede usar “O” para realizar una búsqueda con varias palabras clave, como “Android O iOS” para buscar documentos con uno o ambos términos. Puede encontrar una lista completa de los comandos de búsqueda avanzada de Google Docs en el sitio web de soporte de Google.
13. Característica de esquema de Google Docs
Si está trabajando en un documento largo, puede ser un poco difícil navegar por él. Aquí es donde la función de esquema de Google Docs te resultará útil. La función crea una tabla de contenido de su documento, en el lado izquierdo. Puede hacer clic en los encabezados dentro del esquema para pasar rápidamente a él. Sin embargo, tenga en cuenta que tendrá que formatear correctamente su documento usando encabezados (como el encabezado 1 o el encabezado 2) para que funcione la función de esquema.
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Mejore su experiencia con Google Docs con estos consejos y trucos
Estos consejos y trucos de Google Docs definitivamente deberían mejorar su experiencia y ayudarlo a hacer las cosas más rápido. Utilizo la mayoría de estas funciones de Google Docs en mi escritura diaria y definitivamente me ayudan a escribir mejor. También te recomiendo que aprendas algunos atajos de teclado de Google Docs, ya que seguramente acelerarán las cosas.
Bueno, esperamos que te hayan gustado estos fantásticos consejos y trucos de Google Docs, pero si hay alguna característica interesante de Google Docs que nos perdimos, háznoslo saber en la sección de comentarios a continuación.
