Ya sea que se trate de almacenamiento de archivos sin problemas, sincronización ordenada, integración profunda con G-Suite de aplicaciones y Maps, Google Drive lo cubre por completo. Combine eso con los 15 GB de almacenamiento gratuito (compartido en Gmail, Drive y Google Photos) y se vuelve difícil superar el servicio de almacenamiento en la nube rico en funciones de Google. Ha pasado un tiempo desde que comencé a usar Drive para el almacenamiento de archivos y debo decir que el servicio en la nube ha estado a la altura de mis expectativas. Habiendo explorado todas las ventajas que ofrece el servicio de almacenamiento en la nube, he creado una extensa lista de 20 consejos y trucos de Google Drive que le encantaría dominar.
Los mejores consejos y trucos de Google Drive (2022)
Google Drive es tan popular en los dispositivos móviles como en la web. Por lo tanto, es apto para incluir consejos para ambas plataformas. Teniendo en cuenta la personalización, el resumen también presenta trucos que le permiten llenar el vacío o ajustar las preferencias en sincronía con su flujo de trabajo. ¡Basta de hablar, empecemos! Tabla de contenido
1. Escritura de voz
Cuando está creando un archivo de Google Docs, puede usar el sistema integrado de voz a texto de Google para escribir con su voz. Funciona sorprendentemente bien, también. Aún mejor, la herramienta de reconocimiento de voz también puede comprender comandos como “nueva línea” y “punto”, y responde a ellos creando una nueva línea o insertando un punto en el texto.
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Desafortunadamente, esta función no funciona en Safari (porque Safari no es compatible con WebRTC), pero funciona en la mayoría de los principales navegadores, incluidos Google Chrome, Firefox, Edge, etc. Para usar Dictado por voz, solo tiene que ir a Herramientas -> Escritura de voz en un archivo de Google Docs.
2. Agregue enlaces a documentos sin salir de la aplicación web
Tener que buscar constantemente cosas en la web, copiar sus enlaces y agregarlos a un documento puede volverse rápidamente molesto y tedioso. Google Drive también soluciona esto. Simplemente puede seleccionar el texto en el que desea crear un hipervínculo y presionar ” Cmd + K ” o ” Ctrl + K “. Esto abrirá un pequeño cuadro de diálogo justo debajo del texto seleccionado, donde puede buscar palabras clave y elegir el enlace apropiado, que luego aparecerá automáticamente como un hipervínculo en el documento.
3. Publicar archivos en la Web
Google Drive también ofrece una función para publicar archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones en la web. Esto evita la necesidad de compartir enlaces al documento con la gente. Los elementos publicados en la web con Google Drive se pueden compartir a través de un enlace o se pueden incrustar en una página web. La mejor parte de usar la función “publicar en la web” de Google Drive es que puede configurarla para que se actualice cada vez que realice cambios en el archivo. Esto significa que el contenido publicado se actualizará automáticamente cada vez que realice una edición en el archivo original.
Para publicar un archivo en la web, simplemente puede abrir el archivo en Google Docs e ir a Archivo -> Publicar en la web.
4. OCR en imágenes y archivos PDF
Google Drive también tiene una función de OCR bastante ordenada escondida dentro de la aplicación web (y la aplicación de Android, desafortunadamente no en la aplicación de iOS). Esta función puede reconocer el texto dentro de sus imágenes y archivos PDF y crear un archivo de Google Docs que se puede editar y buscar. ¿No es maravilloso? La limitación de este método es que el texto debe escribirse con claridad y, preferiblemente, debe contrastar correctamente con el resto de la imagen, o el OCR podría no reconocer el texto correctamente.
Además, OCR en Google Drive no mantiene el formato intacto cuando convierte el documento en un archivo de Google Docs, lo que significa que cualquier texto formateado se reconocerá como texto normal, sin ningún formato.
Para usar OCR en sus imágenes o archivos PDF, simplemente cárguelos en Google Drive. Luego, haga clic derecho sobre ellos y seleccione “Abrir en Google Docs”, y Google Drive convertirá la imagen/PDF en un archivo editable de “solo texto”.
Probé las capacidades de OCR de Google Drive creando un JPEG de muestra que constaba de texto, una tabla, texto formateado y algo de texto en fuentes de caligrafía.
Este no es de ninguna manera el mejor reconocimiento que puede obtener en un OCR, pero funcionará para sus necesidades básicas. Si necesita un software de OCR que pueda reconocer y extraer sin problemas texto, datos y formato de sus documentos, puede consultar nuestro artículo sobre el mejor software de OCR .
5. Vea sus archivos ordenados por tamaño
Google Drive ordena los archivos y carpetas cargados según la regla “Último modificado primero”. Esto puede ser útil, ya que garantiza que los archivos que cargó más recientemente estén presentes en la parte superior, para facilitar el acceso. Sin embargo, si se está quedando sin espacio disponible en su cuenta de Google Drive, es posible que desee ordenar los archivos por su tamaño, para averiguar dónde puede ahorrar más espacio.
Si bien no hay una manera directa de hacer esto, aún puede hacer que Google Drive organice los archivos por tamaño, siguiendo los pasos a continuación:
- En la página de inicio de Google Drive, pase el mouse sobre la opción “Actualizar almacenamiento” en la parte inferior del panel izquierdo.
Aparecerá una ventana con el desglose de su uso, haga clic en “Drive” y Google Drive clasificará todos sus archivos por tamaño.
6. Revise su redacción en busca de plagio y errores gramaticales
Google Drive tiene muchos complementos disponibles que pueden aumentar en gran medida la productividad y la eficacia del uso de los servicios de Google, como Google Docs, Sheets, etc. Uno de esos complementos se llama ProWritingAid y es una herramienta que puede verificar su documento. para errores gramaticales, confusiones ortográficas y plagio, entre muchas otras características.
La extensión de Chrome está disponible de forma gratuita con limitaciones. La versión premium está disponible por 20€/mes. Otra revisión gramatical igualmente eficiente que le recomendaría probar es Grammarly. También está disponible de forma gratuita con restricciones. La versión premium de Grammarly comienza desde 29,95€/mes.
7. Guarde automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos en Google Drive
Otro complemento para Hojas de cálculo de Google, llamado Guardar correos electrónicos y archivos adjuntos, hace exactamente lo que su nombre implica. Puede definir reglas basadas en la ID de correo electrónico del remitente, el asunto, el tamaño del mensaje, los archivos adjuntos, etc., y el complemento se ejecutará cada hora automáticamente y sincronizará los correos electrónicos de su cuenta de correo electrónico de Gmail en una hoja de cálculo. También guarda una copia del correo electrónico como PDF dentro de Google Drive, junto con los archivos adjuntos en el correo electrónico.
El complemento también se puede ejecutar manualmente si es necesario, accediendo a Complementos->Guardar correos electrónicos y archivos adjuntos -> Administrar reglas -> Ejecutar manualmente.
8. Verifique el conteo de palabras
Mientras escribo cualquier historia o artículo extenso, me gusta hacer un seguimiento del recuento de palabras solo para asegurarme de no excederme. Me ayuda a mantener la velocidad requerida para completar el artículo antes del tiempo estipulado. Afortunadamente, verificar el recuento de palabras en Google Docs es bastante sencillo no solo en la web sino también en la aplicación móvil (iOS/Android).
En la web: Haga clic en la opción Herramientas y elija Contar palabras. Como alternativa, también puede usar CTRL/CMD+MAYÚS+C para abrir rápidamente la ventana Contar palabras que muestra la cantidad de palabras, páginas y caracteres. Para hacer que la tarea de rastrear el conteo de palabras sea aún más fácil, marque la casilla a la izquierda de Mostrar el conteo de palabras mientras escribe.
En iOS/Android: abra el archivo y luego toque el botón de menú en la esquina superior derecha de la pantalla y elija Word Count. Ahora, debería ver el número total de palabras y caracteres.
9. Personalizar la configuración de accesibilidad
Una de las características menos conocidas de Google Docs es la configuración de accesibilidad, que puede ser muy útil para personas con capacidades diferentes. Proporciona soporte para lector de pantalla y lupa. Además, también hay una opción para habilitar los anuncios de colaboradores que hacen que sea un poco más fácil saber cuándo las personas ingresan y salen de sus archivos.
Abra cualquier documento y luego haga clic en Herramientas. Después de eso, seleccione Configuración de accesibilidad. Ahora, personalice la configuración de acuerdo con sus preferencias.
10. Preferencias de ajuste fino
Siempre es mejor tener el control deseado sobre las preferencias para que pueda ajustar cada aspecto importante según sus necesidades. Para tener una experiencia totalmente personalizada, Google Docs te permite personalizar tus preferencias. Por ejemplo, puede optar por deshabilitar las comillas tipográficas, desactivar la corrección automática de ortografía y deshabilitar las sugerencias de elementos de acción. Además, también puede ajustar las sustituciones de acuerdo con sus requisitos específicos.
Abra cualquier documento y luego haga clic en Herramientas. Después de eso, seleccione Preferencias. Ahora, personalice las preferencias y sustituciones de Google Docs. Al final, asegúrese de hacer clic en Aceptar para finalizar.
11. Personaliza tus aplicaciones predeterminadas en iPhone y iPad
Para una experiencia más personalizada, Google Drive le permite personalizar las aplicaciones predeterminadas. Por ejemplo, puede elegir Google Chrome como navegador predeterminado en lugar de Apple Safari, hacer que Gmail sea la opción preferida y configurar Google Maps como la opción predeterminada para la navegación.
Para seleccionar sus aplicaciones predeterminadas, abra Google Drive en su dispositivo iOS o iPadOS. Después de eso, toque el botón de menú en la esquina superior izquierda de la pantalla. A continuación, seleccione Configuración y luego toque Aplicaciones predeterminadas. Ahora, seleccione la aplicación que desea usar como opción predeterminada y luego salga de la configuración.
12. Bloquee Google Drive con Face/Touch ID
Ya sea que ya no desee que nadie use Google Drive sin su permiso o desee agregar una capa adicional de protección para bloquear el acceso no autorizado, la función “Pantalla de privacidad” es para usted. Cuando esta función centrada en la privacidad está activada, el acceso a Drive estará restringido a Touch/FaceID. 
Dirígete a Google Drive -> botón de menú en la esquina superior izquierda de la pantalla -> Configuración -> Pantalla de privacidad. Ahora, encienda la palanca que se encuentra junto a Pantalla de privacidad. Ahora, aparecerá una ventana emergente que dice: “¿Desea permitir que ‘Drive’ use Face ID? Drive usa Face/Touch ID para verificar su identidad”. Toque Aceptar para confirmar la acción.
Después de eso, tiene la opción de solicitar la autenticación de inmediato (es una opción predeterminada). Sin embargo, puede optar por retrasar la pantalla de privacidad al cambiar de aplicación. Hay cuatro opciones para elegir:
- Inmediatamente: bloquee Google Drive inmediatamente después de salir de la aplicación.
- Después de 10 segundos: requiere autenticación después de 10 segundos
- Después de 1 minuto: requiere autenticación después de 1 minuto
- Después de 10 minutos: requiere autenticación después de 10 minutos
Tenga en cuenta que es posible que la Pantalla de privacidad no proteja sus notificaciones, ciertas funciones de Siri, los archivos compartidos con la aplicación Archivos, las fotos compartidas con la aplicación Fotos y otras funciones del sistema. Además, tenga en cuenta que sus datos compartidos permanecerán disponibles a través de navegadores de Internet u otras aplicaciones.
13. Usa el atajo de Siri con Google Drive
Los atajos de Siri son muy útiles, ya que te permiten desbloquear varias posibilidades con facilidad. Y adivina qué, Google Drives también es compatible con los accesos directos de Siri para que puedas aprovechar al máximo el servicio de almacenamiento en la nube en tu dispositivo iOS o iPadOS. 
Para comenzar, abra Google Drive en su dispositivo y toque el botón de menú en la esquina superior izquierda de la pantalla. Ahora, selecciona Atajos de Siri. A continuación, toque el botón “+” junto a Buscar en Drive. Después de eso, agregue una frase personalizada y luego presione Agregar a Siri. En el futuro, puede usar este acceso directo personalizado para realizar la acción deseada.
14. Verifique todos los detalles y la actividad de los archivos compartidos
Una de mis funciones favoritas de Google Drive es la capacidad de realizar un seguimiento de todos los detalles y actividades de las carpetas compartidas. Muchas veces, tengo que verificar los detalles para solucionar cualquier problema o mantenerme sincronizado con la colaboración. Y ahí es cuando esta pequeña e ingeniosa característica resulta útil para descubrir cada detalle sutil.
Si también encuentra útil esta función, abra Google Drive en su dispositivo y luego toque el ícono de tres puntos ubicado en la esquina superior derecha de cualquier documento. Después de eso, desplázate y elige Detalles y actividad. Ahora, eche un vistazo de cerca a la información esencial, como quién es el propietario del proyecto y quién lo modificó por última vez.
15. Personalizar notificaciones
Las notificaciones pueden ser tanto una bendición como una ruina. Si bien los innecesarios pueden acabar con su paciencia, los importantes pueden permitirle permanecer sincronizado con las cosas que le importan. Por lo tanto, si ya no desea dejar que las alertas redundantes lo molesten y recibir solo las notificaciones esenciales, idealmente debería ajustar las notificaciones de Google Drive. 
Abra la aplicación Google Drive en su dispositivo y luego toque el botón de menú. A continuación, toca Configuración. A continuación, toque Notificaciones (en Andriod, toque Configuración de notificaciones). Ahora, personalice las alertas según sus necesidades (en iOS, primero active el botón Notificaciones y luego active/desactive las opciones respectivas).
16. Habilitar el modo oscuro
El modo oscuro se ha convertido (más o menos) en mi opción predeterminada. Aunque lo uso principalmente por la noche para proteger los ojos de quemaduras/esfuerzos, también entra en juego cada vez que deseo extender la duración de la batería del dispositivo. Teniendo en cuenta las múltiples ventajas, tampoco deberías dejarlo pasar.
Entonces, si desea aprovechar el tema oscuro, navegue a Google Drive en su dispositivo Android. Luego, toca el botón de menú y elige Configuración. Después de eso, toque la opción Elegir tema y luego seleccione Oscuro. El cambio entrará en vigor inmediatamente.
En su dispositivo iOS, abra Google Docs y luego toque el menú ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla. Después de eso, toque Configuración y elija Tema. A continuación, seleccione Oscuro o Predeterminado del sistema.
17. Traducir documentos en Google Docs
¿Sabía que Google Drive puede traducir fácilmente documentos completos sobre la marcha? Sí, no es ningún secreto que Google Translate es uno de los servicios de traducción más potentes y precisos que existen y, obviamente, está bien integrado con la solución de almacenamiento en la nube de Google. Aquí se explica cómo traducir documentos completos a Google Docs.
- Simplemente abre el documento en Docs. Luego, dirígete a Herramientas -> Traducir documento.
- Aquí, puede seleccionar el idioma al que desea traducir el documento y hacer clic en ‘Traducir’.
Eso es todo, Drive traducirá el documento por usted y lo abrirá en una nueva pestaña para su lectura. Bastante genial, ¿verdad?
18. Usa diferentes colores para las carpetas
Si está leyendo este artículo, es probable que sea un usuario de Drive bastante avanzado o que intente serlo. Bueno, si usa mucho Google Drive, probablemente debería considerar codificar por colores sus carpetas para organizar mejor su vida digital en línea.
Dentro de Google Drive, simplemente haga clic derecho en cualquier carpeta y vaya a ‘Cambiar color’. Aquí, puede seleccionar cualquier color de una paleta bastante amplia de opciones disponibles para usted. Puede usar esto para hacer que sus carpetas sean visualmente atractivas o para codificarlas de acuerdo con la prioridad o de cualquier otra manera que se adapte a su uso.
19. Mantenga múltiples versiones de un archivo
¿Has usado git para administrar los códigos fuente? Bueno, Google Drive trae un sistema de control de versiones similar para tus archivos. Si está almacenando cualquier documento (PDF, imagen, etc.) en Google Drive, puede seguir cargando nuevas versiones del archivo cada vez que realice cambios y realizar un seguimiento de las versiones anteriores fácilmente. 
Simplemente haga clic con el botón derecho en un archivo que haya subido a Google Drive y haga clic en ‘Administrar versiones’. Luego puede cargar nuevas versiones del documento sin crear duplicados cada vez.
Tenga en cuenta que debe seleccionar la opción ‘Conservar para siempre’ al cargar nuevas versiones, de lo contrario, las versiones anteriores se eliminarán después de 30 días.
Nota: esta característica solo funciona para archivos PDF, imágenes, videos y otros archivos similares. No funcionará con documentos de Google Docs, Sheets o Slides.
20. Lista completa de atajos de teclado de Google Drive
Si eres como yo, prefieres usar el teclado para navegar tanto como sea posible por tus dispositivos. El uso de atajos de teclado no solo es más fácil, sino que también ahorra mucho tiempo valioso. Si no está convencido, considere qué es más fácil: copiar texto usando “Ctrl+C” o haciendo clic derecho y seleccionando “Copiar”. Esto se aplica a casi todo lo que hacemos en nuestros dispositivos, y Google Drive no es una excepción.
Si está buscando ampliar su conocimiento de los métodos abreviados de teclado que funcionan dentro de la aplicación web de Google Drive, simplemente puede presionar Ctrl + / (Chrome OS, Windows) o ⌘ + / (Mac), y se le mostrará una lista extensa de todos los diferentes métodos abreviados de teclado que están disponibles en Google Drive.
| Navegación y vistas | |
| Ir al panel de navegación (lista de carpetas) | g entonces n g entonces f |
| Ir a la vista de artículos | g entonces l |
| Cambiar entre cuadrícula y lista en la vista de elementos | v |
| Ir al panel de detalles | g entonces d |
| Ir a la parte superior de la aplicación (barra de Google) | g entonces t |
| Ir al estado de la descarga | g entonces un |
| Ir al estado de carga | g entonces tu |
| Mostrar u ocultar el panel de detalles | d |
| Mostrar u ocultar el panel de actividad | i |
| Seleccionar articulos | |
| Seleccionar o deseleccionar un elemento | X |
| Seleccione el elemento siguiente hacia abajo | j Flecha hacia abajo |
| Seleccione el elemento siguiente | k flecha arriba |
| Seleccione el siguiente elemento a la izquierda | h Flecha izquierda |
| Seleccione el siguiente elemento a la derecha | yo Flecha correcta |
| Ampliar la selección hacia abajo | Mayús + flecha hacia abajo |
| Ampliar la selección hacia arriba | Mayús + flecha arriba |
| Ampliar selección a la izquierda | Mayús + flecha izquierda |
| Ampliar selección a la derecha | Mayús + flecha derecha |
| Seleccionar todos los elementos visibles | Mayús + a |
| Borrar todas las selecciones | Mayús + n |
| Moverse entre elementos | |
| Mover hacia abajo sin cambiar la selección | Ctrl + flecha hacia abajo (Chrome OS, Windows) ⌘ + Flecha hacia abajo (Mac) |
| Subir sin cambiar la selección | Ctrl + flecha arriba (Chrome OS, Windows) ⌘ + Flecha arriba (Mac) |
| Mover a la izquierda sin cambiar la selección | Ctrl + flecha izquierda (Chrome OS, Windows) ⌘ + Flecha izquierda (Mac) |
| Mover a la derecha sin cambiar la selección | Ctrl + flecha derecha (Chrome OS, Windows) ⌘ + Flecha derecha (Mac) |
| Tomar medidas en los elementos seleccionados | |
| Abrir elemento seleccionado | Ingresar o |
| Cambiar el nombre del elemento seleccionado | norte |
| Compartir elementos seleccionados | . (punto) |
| Mover elementos seleccionados a una nueva carpeta | z |
| Destacar o quitar la estrella de elementos seleccionados | s |
| Agregar la carpeta seleccionada a otra carpeta Crear accesos directos a elementos seleccionados |
Mayús + z |
| Eliminar los elementos seleccionados | # o Alt + Retroceso (Chrome OS) # o Eliminar (Windows) # o Fn + Supr (Mac) |
| Deshacer la última acción | Ctrl + z (sistema operativo Chrome, Windows) ⌘ + z (Mac) |
| Rehacer la última acción deshecha | Ctrl + Mayús + z (Chrome OS, Windows) ⌘ + Mayús + z (Mac) |
| Crear nuevos elementos | |
| Documento | Mayús + t |
| Presentación | Mayús + p |
| Hoja de cálculo | Mayús + s |
| Dibujo | Mayús + d |
| Carpeta | Mayús + f |
| Forma | Mayús + o |
| Menús abiertos | |
| Crear menú | C |
| Menú de más acciones | a |
| Menú de acciones de la carpeta actual | F |
| Ordenar menú | r |
| Menú de configuración | t |
| Acciones de la aplicación | |
| Mostrar la lista de métodos abreviados de teclado | Mayús + / Ctrl + / (sistema operativo Chrome, Windows) ⌘ + / (Mac) |
| Elija la siguiente densidad visual (altura de fila y espacio entre elementos para la vista de lista) |
q entonces q |
| Buscar/buscar siguiente | Ctrl + f (sistema operativo Chrome, Windows) ⌘ + f (Mac) |
| Imprimir | Ctrl + p (sistema operativo Chrome, Windows) ⌘ + p (Mac) |
| Mostrar el último mensaje | metro |
| Buscar en su unidad | / |
| Acciones del modo de vista previa | |
| Cerca | Esc |
| Reproducir pausar | Espacio |
| Acercarse | + o = |
| Disminuir el zoom | – |
Consejos y trucos profesionales para aprovechar al máximo Google Drive
Ahora que conoce estos trucos y los complementos que aumentan la funcionalidad de varios servicios de Drive, como Documentos, Hojas de cálculo, etc., puede incorporarlos a su flujo de trabajo diario para ser más productivo y eficiente al usar el servicio en la nube de Google. Google Drive tiene muchas funciones adicionales que se pueden desbloquear mediante el uso de complementos y aplicaciones de Chrome que funcionan con él. Hay varios otros complementos y aplicaciones que debe consultar en Chrome Webstore y en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.
Si conoce un complemento, un truco o una aplicación de Chrome de Google Drive que cree que nos hemos perdido en este artículo, no dude en hacérnoslo saber. También nos gustaría conocer las formas en que usa Google Drive para ser más productivo, tanto personalmente como en el trabajo. Comparta sus experiencias con Google Drive y sus pensamientos sobre su uso en la sección de comentarios a continuación.
